PLAN DE CONTINGENCIA EN LA CADENA DE ABASTECIMIENTO
Ante la situación actual y la incertidumbre por la evolución de la pandemia alrededor del mundo, es necesario, en primer lugar establecer medidas preventivas en las organizaciones y en segundo lugar estar preparados para mantener la capacidad de continuar operando, garantizando la seguridad y salud de nuestros colaboradores, así como la confianza de nuestros clientes y los inversores.
Es por esto que las organizaciones deben de adoptar planes de contingencia y de continuidad del negocio ante la amenaza que conlleva el covid-19.
Objetivo de un plan de contingencia
Un plan de contingencia tiene como objetivo anticiparse a posibles situaciones de riesgos, de manera que si estas llegan a producirse, el impacto negativo sea el menor posible.
Es importante resaltar que si bien hay riesgos que se pueden evitar y otros que no, lo que sí es posible hacer es que el tiempo que le tome a una empresa recuperarse de la contingencia sea el menor posible.
Que es un plan de contingencia?
Un plan de contingencia se define como una serie de procedimientos documentados que conducen a las organizaciones a responder, recuperar, reanudar y restaurar el nivel de operación predefinido después de una interrupción. La norma ISO 22301 es una buena herramienta para implementar y gestionar un Plan de Continuidad.
El plan de contingencia se enfoca en asegurar la continuidad del negocio ante un incidente inesperado. En este caso, el plan de continuidad se pondría en marcha si la operación habitual de la empresa se encuentra en riesgo a causas del Covid-19. Este plan ayudará a no detener la operación de la empresa e intentar que la situación no nos afecte en gran medida.
Medidas a tomar en las empresas
Se recomienda a las empresas definir medidas preventivas frente al Covid-19 que garanticen en primer lugar la seguridad y la salud de sus colaboradores, luego, un plan de acción en caso de que se materializase el riesgo por un posible contagio o una situación de alerta pública decretada por las autoridades del gobierno, así como medidas para restaurar la situación al estado anterior de haberse producido la contingencia.
A continuación relaciono 8 medidas a tener en cuenta.
1. Revise su cadena de abastecimiento de comienzo a fin
Haga un mapa de su cadena de abastecimiento, es importante conocer de donde provienen sus materias primas, cuales son las rutas y medios de transporte utilizados, que contingencias presentan sus proveedores y en tal caso los proveedores de sus proveedores, revise sus niveles de inventarios, sus capacidades de producción, almacenamiento, transporte y humano, comunicarse con sus clientes y ayúdeles a identificar problemas en capacidades de almacenamiento.
2. Manténgase alerta e informado
Lea las noticias, anticipe los eventos potenciales geopolíticos económicos o de propagación. Esté atento a los posibles problemas sociales o de propagación que se presenten en el mundo, observe que medidas se han establecido, cuales han sido efectivas y evalué como implementarlas según su caso.
3. Mantenga el inventario esencial para su empresa
Trabaje con modelos de stock de seguridad, mantener un stock de seguridad siempre es una buena práctica y en especial para los productos considerados críticos en su negocio. Ante un periodo de incertidumbre es necesario evaluar las políticas de inventarios de sus productos, algunos tendrán que aumentar su nivel de inventario y otros disminuirán, categorizar su portafolio es una excelente medida.
4. Examine posibles riesgos según el tipo de abastecimiento, operación y demanda
Cada riesgo deberá ser evaluado analizando la probabilidad de ocurrencia, así como el impacto que tendría en la empresa en caso de que se dé. Identifique que opciones tiene disponibles para mitigar el riesgo para así evitarlo o regresar al estado original en el menor plazo posible.
Es altamente probable que las condiciones del mercado cambien, algunos de sus productos podrían convertirse de primera necesidad o de vital importancia y otros dejaran de serlo, identifique cual o cuales de sus productos podrían ser materia prima importante para la cadena de abastecimiento de su cliente.
5. Incorpore a sus proveedores en el plan de contingencia
Desarrolle un conjunto de estrategias y acciones a realizar durante la emergencia.
Seguramente muchas de sus materias primas provengan del exterior, evalúen opciones de auto-abastecerse a nivel local o regional así cueste un poco mas, compartan un plan de cobertura de inventarios con un horizonte de proyección no inferior a seis meses, revise en las medidas de sus posibilidades reducir el pago de sus obligaciones, la cadena de abastecimiento requiere de liquidez para continuar operando.
6. Tenga un plan B en abastecimiento
Revise su portafolio de proveedores y la política de selección, es decir, más de un proveedor aprobado para abastecer sus productos. Recuerde que puede salirle más caro no tenerlo, que tenerlo más caro.
7. Realice auditorias a sus proveedores
Verificar que tengan actualizados sus planes de contingencia.
Revisar si están cumpliendo con los acuerdos pactados en tiempo cantidad y costo.
8. Depure su inventario
Es el momento apropiado para retirar productos almacenados que son de baja, lenta o nula rotación, el espacio liberado en lo centros de almacenamiento servirá para los nuevos niveles de inventarios para productos críticos.
Acerca de JOSÉ ANDRÉS ROSAS
correo electroníco: joserosassoluciones@hotmail.com
