PLAN DE CONTINGENCIA EN LA CADENA DE ABASTECIMIENTO
Ante la situación actual y la incertidumbre por la evolución de la pandemia alrededor del mundo, es necesario, en primer lugar establecer medidas preventivas en las organizaciones y en segundo lugar estar preparados para mantener la capacidad de continuar operando, garantizando la seguridad y salud de nuestros colaboradores, así como la confianza de nuestros clientes y los inversores.
Es por esto que las organizaciones deben de adoptar planes de contingencia y de continuidad del negocio ante la amenaza que conlleva el covid-19.
Objetivo de un plan de contingencia
Un plan de contingencia tiene como objetivo anticiparse a posibles situaciones de riesgos, de manera que si estas llegan a producirse, el impacto negativo sea el menor posible.
Es importante resaltar que si bien hay riesgos que se pueden evitar y otros que no, lo que sí es posible hacer es que el tiempo que le tome a una empresa recuperarse de la contingencia sea el menor posible.
Que es un plan de contingencia?
Un plan de contingencia se define como una serie de procedimientos documentados que conducen a las organizaciones a responder, recuperar, reanudar y restaurar el nivel de operación predefinido después de una interrupción. La norma ISO 22301 es una buena herramienta para implementar y gestionar un Plan de Continuidad.
El plan de contingencia se enfoca en asegurar la continuidad del negocio ante un incidente inesperado. En este caso, el plan de continuidad se pondría en marcha si la operación habitual de la empresa se encuentra en riesgo a causas del Covid-19. Este plan ayudará a no detener la operación de la empresa e intentar que la situación no nos afecte en gran medida.
Medidas a tomar en las empresas
Se recomienda a las empresas definir medidas preventivas frente al Covid-19 que garanticen en primer lugar la seguridad y la salud de sus colaboradores, luego, un plan de acción en caso de que se materializase el riesgo por un posible contagio o una situación de alerta pública decretada por las autoridades del gobierno, así como medidas para restaurar la situación al estado anterior de haberse producido la contingencia.
A continuación relaciono 8 medidas a tener en cuenta.
1. Revise su cadena de abastecimiento de comienzo a fin
Haga un mapa de su cadena de abastecimiento, es importante conocer de donde provienen sus materias primas, cuales son las rutas y medios de transporte utilizados, que contingencias presentan sus proveedores y en tal caso los proveedores de sus proveedores, revise sus niveles de inventarios, sus capacidades de producción, almacenamiento, transporte y humano, comunicarse con sus clientes y ayúdeles a identificar problemas en capacidades de almacenamiento.
2. Manténgase alerta e informado
Lea las noticias, anticipe los eventos potenciales geopolíticos económicos o de propagación. Esté atento a los posibles problemas sociales o de propagación que se presenten en el mundo, observe que medidas se han establecido, cuales han sido efectivas y evalué como implementarlas según su caso.
3. Mantenga el inventario esencial para su empresa
Trabaje con modelos de stock de seguridad, mantener un stock de seguridad siempre es una buena práctica y en especial para los productos considerados críticos en su negocio. Ante un periodo de incertidumbre es necesario evaluar las políticas de inventarios de sus productos, algunos tendrán que aumentar su nivel de inventario y otros disminuirán, categorizar su portafolio es una excelente medida.
4. Examine posibles riesgos según el tipo de abastecimiento, operación y demanda
Cada riesgo deberá ser evaluado analizando la probabilidad de ocurrencia, así como el impacto que tendría en la empresa en caso de que se dé. Identifique que opciones tiene disponibles para mitigar el riesgo para así evitarlo o regresar al estado original en el menor plazo posible.
Es altamente probable que las condiciones del mercado cambien, algunos de sus productos podrían convertirse de primera necesidad o de vital importancia y otros dejaran de serlo, identifique cual o cuales de sus productos podrían ser materia prima importante para la cadena de abastecimiento de su cliente.
5. Incorpore a sus proveedores en el plan de contingencia
Desarrolle un conjunto de estrategias y acciones a realizar durante la emergencia.
Seguramente muchas de sus materias primas provengan del exterior, evalúen opciones de auto-abastecerse a nivel local o regional así cueste un poco mas, compartan un plan de cobertura de inventarios con un horizonte de proyección no inferior a seis meses, revise en las medidas de sus posibilidades reducir el pago de sus obligaciones, la cadena de abastecimiento requiere de liquidez para continuar operando.
6. Tenga un plan B en abastecimiento
Revise su portafolio de proveedores y la política de selección, es decir, más de un proveedor aprobado para abastecer sus productos. Recuerde que puede salirle más caro no tenerlo, que tenerlo más caro.
7. Realice auditorias a sus proveedores
Verificar que tengan actualizados sus planes de contingencia.
Revisar si están cumpliendo con los acuerdos pactados en tiempo cantidad y costo.
8. Depure su inventario
Es el momento apropiado para retirar productos almacenados que son de baja, lenta o nula rotación, el espacio liberado en lo centros de almacenamiento servirá para los nuevos niveles de inventarios para productos críticos.
Acerca de JOSÉ ANDRÉS ROSAS
correo electroníco: joserosassoluciones@hotmail.com
MODELOS DE REPOSICIÓN DE INVENTARIOS
¿Cuando y Cuánto Reponer Inventario?
Dos de los grandes retos de los administradores de compras y de inventarios radica en determinar cuándo y cuánto comprar.
Para entender de que se tratan estas dos decisiones veamos un ejemplo sencillo: Cuando usted va en su carro y el indicador de combustible registra lleno, usted le presta poca atención al nivel de stock (gasolina) y no le preocupa quedarse varado. A medida que el nivel de gasolina baja, el indicador de combustible desciende gradualmente hasta un determinado nivel en que la luz se enciende. Este es el momento (PUNTO) de hacer el nuevo pedido, en este punto usted estará tomando la decisión de CUANDO PEDIR y prácticamente, es una advertencia de que, si no hace un nuevo pedido, se quedará sin gasolina en mitad de carretera. Al llegar a la gasolinera según su presupuesto o disponibilidad de dinero o la capacidad del tanque de combustible usted estará tomando la segunda decisión CUÁNTO PEDIR.
Depende de la empresa y su actividad se usaran diferentes estrategias para realizar el pedido. Algunas empresas por ejemplo trabajan como un taxi haciendo carreras, estas ya tendrán una cantidad fija cada vez, ya sea fijando la cantidad de dinero a gastar o el volumen. Cuando es una cantidad fija cada vez tenemos un sistema de pedido. Otras empresas recorren distancias más largas porque viajan a otras ciudades unos días y otros no, esta es una cantidad variable y está relacionada con un sistema de pedido variable.
Con base al ejemplo podemos concluir que la decisión de CUANDO hacer un pedido depende básicamente del tipo de revisión que se aplique a los artículos. Si la revisión es PERIÓDICA, el pedido se hace cada cierto tiempo. En cambio, si la revisión es CONTINUA, la decisión de cuándo hacer un pedido, se deduce de la comparación entre el nivel de stock disponible y la cantidad calculada por el método del punto de pedido.
SISTEMA DE REVISIÓN CONTINUA
Cuando definimos que un artículo se revisa en forma continua significa que los niveles de inventario son revisados continuamente después de que tienen lugar las transacciones o movimientos en el sistema (software). El sistema de revisión continuo tiene las siguientes características:
- Cuando el nivel de existencias cae por debajo de cierto punto predeterminado (llamado punto de reorden) se debe colocar un pedido por una nueva cantidad de producto que es fija (constante cada vez).
- El nivel de inventario al cual debe colocarse un nuevo pedido suele ser especificado como punto para un nuevo pedido.
- El inventario que se defina como punto de reorden o punto de pedido debe garantizar disponibilidad de inventario mientras el proveedor abastece la orden (lead time)
- También se conoce como sistema de cantidad fija de reorden
Donde:
Q = Cantidad Optima de pedido
d = Demanda
Cp = Costo de hacer pedido
Ca = Costo de almacenar
Pp = Punto de pedido o de Reorden
S.S. = Inventario Amortiguador / Stock de Seguridad
Lt = Lead Time / Tiempo de reaprovisionamiento
Qmax = Inventario Máximo
SISTEMA DE REVISIÓN PERIÓDICO
Cuando definimos que un artículo se revisa en forma periódica significa que los inventarios se revisan en intervalos de tiempo iguales, por ejemplo, cada semana, cada mes, cada semestre, etc.; el tiempo para adquirir un nuevo pedido, suele coincidir con el inicio de cada intervalo de tiempo.
Por ejemplo, en el caso del comerciante que recibe la visita de un vendedor (levanta pedidos) 1 vez por semana y no tiene posibilidades de solicitar entregas fuera de ruta. El producto llegará un tiempo L después que el vendedor levantó el pedido.
En este sistema de reposición de inventarios se revisa cada intervalo fijo de tiempo T y el objetivo es llegar a un nivel de inventario Qmax que cubra la demanda hasta el siguiente periodo de revisión, el tamaño del pedido Q varia con el comportamiento de la demanda.
Donde:
Q = Cantidad Optima de pedido
d = Demanda
R = Tiempo de revisión del inventario
Lt = Lead Time
S.S. = Stock de Seguridad
I = Nivel actual de inventario
Nota: para consultar acerca de inventarios de seguridad puede ir a:
joserosas.com.co/amortiguadores-de-inventarios-stock-de-seguridad
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INVENTARIO DE SEGURIDAD / INVENTARIO AMORTIGUADOR
Imaginemos una situación donde la demanda de un producto sea constante en el tiempo (mes a mes o semana a semana se vende la misma cantidad), este sería el escenario ideal para las organizaciones debido a que con un alto grado de certeza sabrán cuanto producir, cuanto comprar de materias primas o cuanto importar para cumplir con las necesidades de los clientes sin el riesgo de presentar incumplimientos en las entregas por agotados o quiebres en los inventarios.
Ahora bien, la realidad hoy es muy diferente, en casi todas las organizaciones (por no decir todas) la demanda de sus productos presenta variaciones de un periodo a otro, motivo por el cual se requiere de un análisis o estudio de la demanda con el fin de garantizar un abastecimiento de sus inventarios de producto terminado o de materias primas para el cumplimiento de las necesidades de sus clientes.
Con las variaciones repentinas en la demanda el riesgo de presentar agotados o ruptura en sus inventarios es alto, ante este problema se hace necesario conocer el concepto de INVENTARIO DE SEGURIDAD también conocido como Stock de Seguridad o Inventarios de seguridad.
El INVENTARIO DE SEGURIDAD es esa cantidad adicional o reserva de inventario (entiéndase como adicional a la cantidad que se requiere y se planea para la actividad normal de la organización) que permitiría garantizar disponibilidad de producto de acuerdo con el nivel de servicio ofrecido por la compañía.
Por ser amortiguador esa cantidad adicional de inventario se considera variable, dinámica o flexible (no es fija o estática) que pueda adaptarse o reaccionar eficientemente a las exigencias de la demanda o a los imprevistos presentados en el aprovisionamiento por parte de la planta de producción o del proveedor.
El INVENTARIO DE SEGURIDAD se hace necesario en las organizaciones con el fin de afrontar las siguientes situaciones:
- Variación de la demanda
- Variación en los tiempos de entregas por parte del proveedor
- Variación en los tiempos de análisis e inspecciones de producto al interior de las organizaciones.
Para trabajar con un INVENTARIO DE SEGURIDAD es importante conocer las variables que las conforman, estas son:
- Demanda = d
- Desviación estándar del error del pronóstico = δECM
- Nivel de servicio ofrecido = Z(%)
- Tiempo de Reposición o Lead Time = Lt
- Desviación Lead Time = δLt
- Tiempo de Revisión del Inventario = R
- Safety Stock = S.S.
Es importante aclarar sobre el cuidado que se debe tener con el manejo de las unidades de medida de las variables al momento de calcular el INVENTARIO DE SEGURIDAD. Tanto la demanda como el lead time y sus desviaciones deben manejar la misma unidad de medida (sea día, mes o año) al momento del cálculo, con el nivel de servicio no hay inconveniente debido a que su valor no tiene unidad de medida.
Nivel de servicio
Cuando hablamos del término de INVENTARIO DE SEGURIDAD es necesario hablar del nivel de servicio que esperamos ofrecer a nuestros clientes, en otras palabras, representa la probabilidad esperada de no llegar a una situación de falta de existencias. El nivel de servicio es un parámetro por definir en la organización, debido a su estrecha relación que existe con el capital de trabajo.
Supongamos que administramos una tienda que vende camisetas y durante el día recibimos un total de 10 pedidos y que contamos con la fortuna de atender 9 pedidos completos, esto nos da como resultado que para ese día ofrecimos un nivel de servicio del 90%, esto se debe en gran parte a que contábamos con inventario suficiente para atender los 9 pedidos.
El % de nivel de servicio ofrecido viene dado por su participación en la curva de la distribución normal y cuyo resultado se representa como “valor Z”, como el nivel de servicio es porcentaje NO PODEMOS calcular el amortiguador de inventario con el porcentaje, lo debemos realizar con el valor Z.
A continuación, presentamos los % de niveles de servicio más utilizados con sus respectivos valores de Z.
Clases de Inventario Amortiguador
Existen diferentes clases de INVENTARIO DE SEGURIDAD y estos varían de acuerdo con la clase de producto, la clase de demanda o la clase de abastecimiento que nos ofrece la planta de producción o el proveedor, dependiendo de esas variables podemos implementar amortiguadores desde los más simples hasta los más complejos de calcular.
El éxito en la implementación de este concepto radica en seleccionar la clase de amortiguador más apropiada para cada producto y no caer en el error de escoger un solo amortiguador y aplicarlo a todos los productos, esto se debe a que cada producto de la organización posee características y variables que los diferencia de los demás.
A continuación, veremos las diferentes clases de amortiguadores, del más simple a los más complejos, la aplicación dependerá en gran medida a la disposición de la organización en invertir capital de trabajo en inventarios y del tipo de escenario que presenta la organización.
En toda organización se presentan 5 escenarios y estos ocurren cuando:
- La demanda es constante y no existe el tiempo de reposición
- La demanda es constante y el tiempo de reposición es constante
- La demanda es variable y el tiempo de reposición es constante
- La demanda es constante y el tiempo de reposición es variable
- La demanda es variable y el tiempo de reposición es variable
ESCENARIO 1. La demanda es constante y no existe el tiempo de reposición
Este escenario es ideal, significa que la demanda no varía en el tiempo, quiere decir que mes a mes o semana a semana o día a día se consume o se demanda las mismas unidades y el tiempo en el proceso de reposición es tan corto que podemos llamarlo casi perfecto “on line” o “JIT”.
Para este escenario NO se necesitaría de un inventario amortiguador solo basta con comprar o producir la cantidad de la demanda pronosticada o estimada.
ESCENARIO 2. La demanda es constante y el tiempo de reposición es constante
En este escenario, tanto la variación de la demanda como la variación en el tiempo de abastecimiento son constantes o presentan variaciones muy bajas, muchos profesionales de inventarios utilizan una desviación del error del pronóstico como parte de su inventario amortiguador.
Amortiguador 1. 
ESCENARIO 3. La demanda es variable y el tiempo de reposición es constante
En este escenario, la demanda de un producto varia respecto al tiempo y el abastecimiento de un producto ya sea comprado o producido cuenta con un tiempo de abastecimiento, pero se asegura que sea constante en el tiempo, ósea la cantidad de tiempo es muy similar cada vez que se re-abastece. A partir de este escenario es importante introducir la variable de nivel de servicio debido a la variabilidad de la demanda (N.S.)
Amortiguador 2. 
Amortiguador 3. 
ESCENARIO 4. La demanda es constante y el tiempo de reposición es variable
En este escenario, la demanda de un producto es constante y el abastecimiento de un producto ya sea comprado o producido cuenta con un tiempo de reposición que varía en el tiempo cada vez que se re-abastece.
Amortiguador 4.
ESCENARIO 5. La demanda es variable y el tiempo de reposición es variable
Este escenario es lo que realmente sucede en toda organización, aquí tanto la demanda como el tiempo de reposición varían en el tiempo, en este escenario suceden 2 situaciones, la variación de la demanda y el tiempo de reposición es muy alto o errático (cv >= 1.0) o es poco variable (cv < 1.0)
- Baja variación de la Demanda y del tiempo de reposición (Lt)
Amortiguador 5.
- Alta variación de la Demanda y del tiempo de reposición (Lt)
Amortiguador 6. 
EJEMPLO APLICATIVO DE INVENTARIO DE SEGURIDAD
A continuación encontramos una serie de tiempo de un producto cualquiera donde se refleja su demanda mensual para los meses de Enero a Diciembre de 2.019, en ella se procede a realizar un proceso de estimación para el mes de Enero de 2.020, calculando los errores de pronóstico y la desviación del error cuadrático medio.
De la tabla 1. obtendremos la demanda pronosticada (d) y la desviación del error cuadrático medio (δECM)
DEMANDA MENSUAL Y PROCESO DE ESTIMACIÓN
Adicional contamos con un record de registros de las entregas por parte del proveedor, en donde obtendremos el Lead Time promedio (LT) y la desviación del Lead Time (δLt)
Para efectos de este ejemplo asumimos un tiempo de revisión del inventario (R) cada 15 días (para el amortiguador de inventario que lo requiera) y obtenemos los siguientes valores de los Inventarios amortiguadores de acuerdo a diferentes niveles de servicio.
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